Readiness review: che cosa si verifica prima che la nave parta

Prima che una nave lasci la banchina per una campagna offshore, qualcuno presenta una tabella: quarantotto voci, quarantacinque chiuse, tre aperte e tutte in via di chiusura. Il 94%. La riunione dura un'ora e si chiude con la decisione di partire.

Quella tabella risponde a una domanda – quante voci sono chiuse – che non è quella per cui la riunione è stata convocata. La domanda di una readiness review è un'altra: c'è qualcosa che non si chiuderà prima del momento in cui servirà? A questa domanda la percentuale non risponde, nemmeno per approssimazione.

Qui si parla della readiness review in senso stretto: persone, documenti, permessi, interfacce, contingenze. La verifica della strumentazione in banchina – calibrazioni, offset, prove di sistema – è un controllo diverso, con regole proprie, e merita un articolo a sé.

Perché la percentuale non misura la prontezza

Una checklist tratta tutte le voci allo stesso modo: ciascuna vale una casella. Ma le voci non richiedono lo stesso tempo per essere chiuse. Un corso di aggiornamento si fa in un giorno; la modifica di un'autorizzazione dell'autorità marittima può richiedere settimane, e quel tempo non dipende da chi la chiede.

La prontezza di una campagna non è quindi la media delle voci. La decide la voce peggiore, e «peggiore» non vuol dire la più importante in astratto: vuol dire quella che richiede più tempo di quanto ne resti. Per ogni voce aperta conta una sola differenza, il margine: i giorni che mancano al momento in cui la voce servirà, meno i giorni che servono a chiuderla. Se il margine è positivo, la voce è un'attività da seguire. Se è negativo, è una decisione da prendere subito.

Una percentuale non contiene nessuno dei due numeri.

Un esempio pratico

I valori che seguono sono sintetici – costruiti per illustrare il meccanismo, non tratti da progetti reali – ma la struttura è ricorrente.

Una campagna geofisica con 20 giorni di acquisizione, in un'area a poche ore dal porto. La readiness review si tiene cinque giorni prima della partenza, per consuetudine. Lo stato presentato è questo:

Le tre voci aperte, con il tempo necessario a chiuderle e il margine rispetto alla partenza:

Tutti i margini sono positivi, e la decisione di partire è coerente con i numeri presentati.

Il problema sta fra le voci chiuse. La voce «autorizzazione dell'area di lavoro» è spuntata: l'autorizzazione esiste, è valida, è archiviata. È stata però rilasciata sul poligono del piano linee in revisione B. Sette giorni prima della review – dodici prima della partenza – è stata emessa la revisione D, che aggiunge sei linee lungo una variante di tracciato di un cavo. Quattro di queste escono in parte dal poligono autorizzato.

Nessuno ha nascosto niente: la voce era stata chiusa prima che il piano linee cambiasse, e nessuna regola la riapriva. In questo esempio la modifica dell'autorizzazione richiede quindici giorni.

Con la voce riaperta, le voci chiuse passano da 45 su 48 a 44: dal 94% al 92%. Due punti percentuali, che in una presentazione nessuno noterebbe. Il margine della voce peggiore passa invece da +2 a −10 giorni, ed è questo numero che cambia la decisione.

Che cosa si decide con un margine negativo

Un margine negativo non vuol dire automaticamente che la nave resta in porto. Vuol dire che la decisione di partenza deve stabilire che cosa succede alle linee che non si possono ancora acquisire.

Nell'esempio le quattro linee fuori poligono richiedono in tutto due giorni di acquisizione. Se la nave parte alla data prevista, la modifica dell'autorizzazione arriva dieci giorni dopo la partenza: quindici giorni per ottenerla, meno i cinque che mancavano alla partenza. Con 20 giorni di acquisizione e due da riservare alle quattro linee, queste devono cominciare entro 18 giorni dalla partenza per non allungare la campagna. Fra l'arrivo atteso dell'autorizzazione e l'ultimo giorno utile restano otto giorni.

La decisione corretta è quindi: si parte, con una condizione scritta. Le quattro linee vanno in coda al programma; la modifica dell'autorizzazione ha un responsabile e una data attesa; se a 18 giorni dalla partenza non è arrivata, si sceglie fra prolungare il noleggio e rinunciare alle linee – e quella scelta la fissa oggi chi ne ha l'autorità, non la improvvisa quel giorno chi è a bordo.

È una decisione diversa da «si parte», e nessuno la prende se la tabella dice 94%.

Il difetto non era nella voce, ma nel modo di chiuderla

La voce sull'autorizzazione non era stata chiusa male. Era stata chiusa su un documento che poi è cambiato, e una checklist che registra solo lo stato – aperta o chiusa – non ha modo di accorgersene.

Il rimedio è registrare, per ogni voce chiusa, su quale revisione di quale documento è stata verificata: «autorizzazione verificata sul piano linee rev. B», non «autorizzazione presente». Quando esce la rev. D, ogni voce che dipende dal piano linee si riapre. Nell'esempio la voce si sarebbe riaperta dodici giorni prima della partenza, con un margine di −3 giorni invece di −10: ancora negativo, ma scoperto sette giorni prima, quando c'era tempo per sollecitare l'autorità o riordinare il programma a terra, invece che in mare.

L'obiezione che arriverà

Chi organizza la campagna risponderà che anticipare la review non risolve il problema: a quindici giorni dalla partenza metà delle voci non può essere chiusa. L'equipaggio non è ancora assegnato, la nave sta finendo un altro lavoro, le procedure aspettano la versione definitiva del piano linee. Una review anticipata produrrebbe soltanto un lungo elenco di voci aperte.

L'obiezione è corretta sui fatti, e indica come va fatta la review, non che vada rimandata. A quindici giorni dalla partenza non si verifica che le voci siano chiuse: si verifica che ognuna abbia un responsabile, un tempo di chiusura stimato e un margine positivo. Una voce aperta con dieci giorni di margine è in ordine. Una voce aperta di cui nessuno sa dire quanto tempo richieda è il risultato più utile che la review possa produrre.

Le passate sono quindi due, con scopi diversi. La prima, tenuta prima che il tempo residuo scenda sotto il tempo di chiusura più lungo della lista, verifica i margini. La seconda, a ridosso della partenza, verifica le chiusure. Tenerne una sola, cinque giorni prima per consuetudine, vuol dire fare la seconda credendo di aver fatto anche la prima.

Cosa richiedere nella specifica

• 01Il tempo di chiusura accanto a ogni voce. Non soltanto aperta o chiusa: quanti giorni servono a chiuderla e chi la chiude. Senza quel numero il margine non si calcola, e senza margine la review conta caselle.
• 02Il margine della voce peggiore in testa al rapporto. Prima della percentuale, o al suo posto. È il numero su cui si decide la partenza, e deve essere il primo che legge chi non era alla riunione.
• 03Ogni chiusura legata alla revisione del documento verificato. Una nuova revisione di un documento riapre tutte le voci che dipendono da esso. Il piano linee, il programma e l'elenco del personale sono i documenti che cambiano più spesso nelle ultime settimane.
• 04Due passate, con le date fissate dal tempo di chiusura più lungo. La prima sui margini, la seconda sulle chiusure. Non una sola riunione in una data scelta per consuetudine.
• 05Le partenze condizionate scritte come tali. Se si parte con una voce a margine negativo, la decisione indica che cosa resta escluso, chi chiude la voce, entro quando, e che cosa si fa se non si chiude. Una condizione che vive solo nel verbale della riunione non arriva a bordo.

Il punto di fondo

Una readiness review non serve a dimostrare che si è pronti. Serve a trovare, finché c'è tempo per agire, la voce che non si chiuderà in tempo. Una checklist al 94% dice che il lavoro è quasi finito; non dice se ciò che manca si può finire prima della partenza.

Fra le due cose c'è un numero per voce, il margine, che quasi nessuna checklist riporta e che costa pochissimo aggiungere. Va previsto nella specifica: il giorno della review la forma della tabella è già decisa.

Riferimenti

• IOGP Report 423, HSE management – guidelines for working together in a contract environment, e il supplemento 423-02, Guide to preparing HSE plans and Bridging documents: il bridging document serve quando il lavoro, in tutto o in parte, si svolge con il sistema di gestione del contractor, ritenuto conforme ai requisiti di quello del committente.
• OPITO, standard BOSIET e FOET: il certificato BOSIET ha validità di quattro anni; l'aggiornamento è il corso FOET di un giorno, da frequentare mentre il certificato è ancora valido.

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